Un onboarding ne peut être complet et réussi sans la mise en place d’un livret d’accueil. Pour accompagner et accueillir vos collaborateurs, le livret d’accueil d’entreprise est un outil clé : bien plus qu’un document, c’est un réel guide. Pour qu’il puisse avoir une réelle plus-value, votre livret d’accueil doit être réfléchi et adapté à votre stratégie d’onboarding.
Au sommaire :
1. Les objectifs du livret d’accueil d’entreprise
Le livret d’accueil est un support décisif durant le processus d’intégration de vos recrues. Il permet de faciliter l’arrivée des collaborateurs dans l’entreprise grâce à des informations clés.
Alors que l’onboarding commence dès le préboarding, le livret d’accueil va être un des premiers aperçus que la recrue aura de l’entreprise. Il est la vitrine de votre société et doit directement être porteur de votre culture d’entreprise. Entre format papier ou format numérique, chaque livret d’accueil doit ainsi être propre à chaque image de marque.
Pour que votre livret d’accueil soit réussi, il doit être autant pratique et clair qu’engageant et rassurant.
Il faut que le livret d’accueil puisse recenser toutes les informations dans un seul et même guide, de manière synthétique et claire. Dans ses premiers temps au sein d’une entreprise, la recrue va devoir intégrer une grande quantité d’informations.
Le livret d’accueil va pouvoir servir de support afin de regrouper tous les renseignements nécessaires. Il a donc un rôle d’assurance. Par exemple, les informations pratiques avec le plan d’accès permettent de rassurer dans le but d'anticiper au mieux le jour J. Il va ainsi permettre à la recrue de monter en compétences plus rapidement. Également, pour que celui-ci soit engageant, ce guide d’intégration doit créer un effet “waouh” en le rendant le plus fun et engageant possible. Ce côté interactif est notamment possible grâce à un livret d’accueil digitalisé.
Afin que la recrue s'imprègne rapidement des valeurs et du fonctionnement de votre société, le livret d’accueil de l’entreprise doit être réfléchi en amont. Nous avons identifié quelques exemples de livret d’accueil pour faire de votre livret d’accueil un outil complet et réussi. Voici les points essentiels à y intégrer :
Ce message de bienvenue de la part du manager ou du directeur montre que l’entreprise est heureuse d’intégrer la recrue comme un nouvel collaborateur. Pour la recrue, se sentir engagée, augmente son engagement.
Pour commencer à s’imprégner de la culture de l’entreprise, rien de mieux que de lui faire une présentation de celle-ci. La présentation peut comporter votre histoire, vos valeurs ou encore vos objectifs à terme…
Afin que la recrue s’y retrouve le jour J avec tous les collaborateurs, préparez en amont un organigramme de l’équipe accompagné d’une photo.
Le numéro de téléphone du manager, les horaires, les jours de télétravail, le code wifi… Autant d’informations qui semblent évidentes, mais qui s’avèrent primordiales pour les nouveaux collaborateurs.
Avoir l’adresse exacte et les détails d’accès sont toujours des éléments rassurants pour ses premiers jours dans un nouvel emploi.
“Le livret d'accueil est un «best of » de notre parcours [d’intégration] qui permet de donner une visualisation à la recrue. Il contient plein d’éléments clés pour qu’il puisse naviguer dans la société et s’y retrouver.” — Jonathan Goldfarb Directeur Recrutement, Formation et Digital RH chez Franprix
A contrario d’un livret d’accueil en format papier, un livret d’accueil digitalisé, c’est un vivier d’informations centralisées dans un seul et même endroit, et prêt à être mis à jour continuellement. Le digital donne ainsi l’opportunité de créer facilement un livret d’accueil interactif, vivant et original !
Voici nos 5 bonnes pratiques afin d’utiliser le digital comme une réelle valeur ajoutée pour votre livret d’accueil :
1) Créez un socle commun, puis personnalisez-le selon l’équipe et le métier
Grâce au digital, vous pouvez créer un livret d’accueil “socle” pour tous les collaborateurs de votre entreprise, tous services confondus. Peut s’ajouter à cela un livret d’accueil spécifique avec des indications propres à un métier ou un service. Les informations pratiques peuvent changer par site ou par types de contrat par exemple !
2) Utilisez la gamification :
La gamification n’est plus un secret pour engager vos recrues. Alors, utilisez cette méthode afin d’engager vos collaborateurs de manière ludique. Pour cela, vous pouvez mettre en place des quiz pour tester ses connaissances sur ce qu’il a compris de l’entreprise par exemple.
3) Intégrez une vidéo du manager
Le format vidéo se développe de plus en plus, et il emmène un côté chaleureux et accueillant. Demandez aux managers ou au directeur de se prêter au jeu le temps d’une vidéo afin d’accueillir vos nouvelles recrues.
4) Réalisez une visite virtuelle
Afin que votre recrue se projette totalement au sein de l’entreprise, rien de mieux qu’une visite virtuelle de vos locaux afin qu’elle puisse imaginer le lieu dans lequel elle va évoluer.
5) Accompagnez-vous d’un outil digital :
Le livret d’accueil est donc une partie intégrante du processus d’onboarding. Mais ce dernier ne s’arrête pas seulement au livret d’accueil de l’entreprise. L’onboarding représente 150 étapes pour rejoindre et être opérationnel à un nouveau poste. Pour coordonner ces étapes, dont la mise en place du livret d’accueil, un outil digital comme Workelo vous permet de faire de l’onboarding de vos recrues un moment clé.
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