Si l’importance d’un onboarding réussi n’est plus un secret pour les entreprises, un bon outil d’onboarding est primordial pour un accompagnement serein et réussi des recrues. Décryptons ensemble les critères pour choisir le meilleur outil d'onboarding afin mettre en œuvre efficacement votre stratégie d'intégration.
Au sommaire :
1. Qu’est-ce qu’un bon outil d’onboarding ?
Bien au-delà d’un simple objectif, mettre le salarié au cœur de sa stratégie d’entreprise est devenu un réel enjeu et besoin. L’onboarding au sein d’une entreprise doit ainsi être considéré comme un réel processus à suivre étape par étape. Un bon outil d'onboarding vous permet de ne rater aucune étape pour éviter les oublis et les ratés, par exemple un ordinateur non livré à temps ou encore un manager parti en vacances à l’arrivée de sa recrue… Une erreur d’onboarding peut vous coûter cher, mais être évitée grâce à la mise en place d'un parcours basé sur des tâches qui impliquent recrue, RH, manager, buddy…
Ainsi, selon une étude Microsoft menée auprès de 150 000 employés du groupe, par Dawn Klinghoffer, Head of People, les nouvelles recrues ont 35 fois plus de chances d’être satisfaites de leur onboarding si les managers jouent un rôle actif.
Pour mener à bien l’intégration, rien de tel qu’un outil RH adapté et pensé selon les bases d’un onboarding réussi.
Un outil d’onboarding est ainsi un levier à partir du moment où il permet de :
En plus de ces bénéfices pour les recrues, un bon outil d'onboarding doit aussi aider les RH à :
Pour ce faire, 83% des employeurs utilisent un logiciel d'onboarding pour coordonner les 150 étapes d'un bon onboarding. Plus qu’un logiciel, c’est un réel instrument de pilotage qui permet de miser sur des leviers concrets en engageant et fidélisant ses collaborateurs sur le long terme.
Investir dans un outil d’onboarding RH n’est pas un simple investissement à court terme. À long terme, l’onboarding serein permis grâce à votre outil digital vous permettra un retour sur investissement certain par la valorisation de votre marque employeur ou encore par la réduction du turnover. L’outil d’onboarding est un outil digital pour un onboarding à la fois physique et à distance.
Un outil RH comme Workelo vous permet non seulement d’avoir un outil clé en main, mais aussi une plateforme chef d’orchestre pour vos parties prenantes grâce à :
Grâce à Workelo, RH et managers gagnent du temps afin d’être plus disponibles pour se concentrer sur l’humain. En complément de notre plateforme, nos experts RH vous conseillent sur les meilleures pratiques RH.
“Aujourd’hui c’est un vrai gain de temps, un vrai gain de productivité, d’optimisation et surtout d’amélioration du quotidien du directeur de magasin, grâce à Workelo. ”
Jonathan Goldfarb, Directeur recrutement, Formation et Digital RH - Franprix
Pour faire de votre outil RH une véritable solution d’onboarding, il y a cinq indispensables que votre logiciel soit complet :
Pour la recrue, son cycle de vie au sein de l’entreprise ne commence pas le jour du début officiel de son contrat, mais bien avant et dès le préboarding. L’onboarding correspond à un de ses premiers moments de vie dans sa nouvelle entreprise. L’intégration de vos collaborateurs ça n’est pas seulement le Jour J, c’est un réel processus qui doit commencer avant même l’arrivée de la recrue.
Ainsi, dès la signature du contrat et jusqu’au Jour J, votre recrue doit se sentir engagée et attendue afin de se protéger du “no-show”. Cela peut passer par plusieurs leviers tels qu’un livret d’accueil, un mot du directeur, des messages du manager… Pour n’oublier aucune étape de ce processus complet, votre outil d’onboarding doit être cadencé étape par étape.
Votre outil digital RH doit ainsi gérer tous ces moments clés afin de faire de l’onboarding une période clé pour votre collaborateur, mais aussi pour valoriser votre marque employeur grâce à la fidélisation.
La simplicité doit être un élément clé. Un outil RH est une solution qui doit vous faire gagner du temps et simplifier votre quotidien. Et pour cela, son utilisation doit être fluide et compréhensible pour tous, que ce soit du côté manager, RH ou recrue.
Du côté recrue, c’est l’un des premiers aperçus que le collaborateur aura de votre entreprise. L’interface doit donc être intuitive, à vos couleurs et transmettre directement votre image de marque. Pour le RH, cet outil doit concentrer de manière claire toutes les informations nécessaires. Le dashboard doit mettre en avant les points clés tels que les avancées de la recrue dans son processus d’onboarding ou encore les tâches qu’ils restent à accomplir.
Certes, vous allez vous équiper d’un outil digital, mais celui-ci reste bien sur au service de l’humain et des liens sociaux. Cette solution digitale permettra ainsi un gain de productivité pour les équipes RH, afin de se recentrer sur leur cœur de métier : l’humain. Le digital humanise des relations humaines et des liens sociaux qui s’étaient perdus avec la crise sanitaire.
C’est un outil à utiliser de façon hybride en alliant le digital ET l’humain, car l'humain reste la priorité. Le digital sert surtout pour faciliter les démarches ou rendre possible les onboarding à distance.
Un onboarding, si l’on veut qu’il soit réussi, c'est 150 tâches à coordonner.
Autre enjeu : selon les contrats, la complexité administrative est plus ou moins importante. Dans le cadre de l’alternance, le processus d’onboarding implique de multiples parties prenantes, ce qui complexifie les étapes. L’outil d’onboarding se positionne ainsi comme un véritable support afin de décharger les RH des tâches administratives lourdes et chronophages pour se focaliser sur l’humain.
“On a réussi à conserver ce qui faisait les forces de notre processus d’intégration en y ajoutant la plateforme Workelo pour digitaliser et automatiser un certain nombre d’actions. Cela facilite la vie du manager et également celle du nouveau collaborateur.”
Julie Gode, Chargée Recrutement, Marque employeur et Relations Ecoles - Bouygues Telecom
L’onboarding, en tant que processus complet, n’implique pas seulement la recrue. Le RH et le manager ont un rôle crucial dans le bon déroulé de l’onboarding. C’est aux équipes RH d’impliquer les managers et de leur proposer de bons outils pour les rendre parties prenantes, et les faire participer tout au long du parcours d’onboarding.
Pour un onboarding plus personnalisé, mais surtout plus informel le buddy a pour rôle d’accompagner le nouvel arrivant durant toute la durée de son onboarding. Que ce soit pour répondre à des questions d’ordre général ou pratique, il peut s’avérer être un vrai pilier pour un onboarding réussi. Le buddy aura aussi accès à l’outil d’onboarding avec une vue particulière pour qu’il ne loupe également aucune étape.
Un bon outil d’onboarding doit donc uniformiser le processus d’onboarding, en permettant un accès simplifié à la plateforme pour tous les acteurs clés.
Pour en savoir plus, découvrez la plateforme d'onboarding Workelo
