10 conseils pour un processus d’offboarding serein

1. Définition de l'offboarding

Que ce soit pour son terme ou pour son emploi, l’offboarding reste beaucoup moins répandu et familier pour les entreprises que celui de l’onboarding. 

L’offboarding se traduit par la gestion des départs des collaborateurs de leur entreprise. C’est un processus global qui fait partie intégrante de l’expérience collaborateur. C’est un moment clé à la fois pour le collaborateur partant, mais aussi pour l’entreprise. L’offboarding est un processus qui doit être accompagné par le RH et les managers, afin que le départ se passe dans les conditions les plus sereines possibles. 

Le départ d’un collaborateur au sein d’une entreprise peut s’avérer être un sujet délicat, puisque les décisions d’un départ sont diverses, et plus ou moins compliquées à gérer et appréhender. Les processus sont donc tous différents et ils doivent être adaptés à la situation pour en faire une étape sereine. L’expérience sera différente entre une démission dans de mauvais termes ou un départ accepté et positif. 

Pourtant, accompagner le départ d’un collaborateur sereinement a une importance clé, que ce soit pour la recrue ou pour l’entreprise. Il est nécessaire que l’expérience reste constructive et sereine. Pour ce faire, la meilleure des pratiques est de choisir la transparence. La communication doit s’opérer entre le RH, le manager, le collaborateur, mais aussi les équipes qui restent en poste. 

2. Pourquoi mettre en place un processus d'offboarding ?

Un processus d’offboarding réussi a donc des impacts non négligeables sur votre entreprise, et en voici les différents bénéfices : 

• Tout d’abord, mettre en place un processus d’offboarding permettra de rendre l’expérience plus humaine et sereine. Cela a un impact sur toutes les parties prenantes, que ce soit la recrue, le manager et les équipes en poste. 

• Vos collaborateurs sont vos meilleurs ambassadeurs, et c’est d’autant plus vrai pour les anciens collaborateurs. Ils sont porteurs de votre marque employeur. En considérant le départ de vos collaborateurs comme une expérience positive, ils garderont un bon dernier souvenir de votre entreprise, et seront plus aptes d’en parler positivement dans leur entourage ou encore sur des sites tels que Glassdoor. Il pourra ainsi valoriser votre marque employeur. En effet, 85% des collaborateurs sont prêts à parler en bien de leur entreprise autour d’eux si leur départ se passe bien.
• Dans ce sens, cela vous permettra d’entretenir un vivier de talents grâce au réseau alumni. C’est une source de recrutement, mais aussi un réseau d’anciens qui incarnent vos valeurs, et qui développent entre eux une entraide et un sentiment d’appartenance fort.
• Ce réseau alumni permet ainsi de recruter vos anciens collaborateurs et de miser sur les talents “Boomerang”. En effet, 40% des collaborateurs seraient ouverts à réintégrer une ancienne entreprise. Pour l’entreprise, ça ne peut être que positif d’embaucher un talent “boomerang”, puisqu’elle connaît ses qualités, ses défauts et ses compétences, d’autant plus que ces talents vont gagner en maturité dans leur expertise.
  
  

3. Quelles sont les étapes d'un bon processus ? Nos 10 conseils

Afin de n'oublier aucune étape de votre processus d’offboarding, nos experts RH ont distingué 6 étapes détaillées pour un processus d’offboarding construit :

• Annoncez le départ avec transparence. Pour ne laisser aucun non-dit s’installer, communiquez en interne avec les équipes sur le futur départ de votre collaborateur.
• Organisez la passation de poste. Le dossier de passation est primordial pour éviter la perte de savoir lors du départ. Ce document doit contenir les missions, les contacts, les projets en cours et les principaux contacts du collaborateur sortant
• Répondez aux questions administratives pour rassurer le collaborateur. Vous pouvez créer une FAQ de départ avec les questions phares concernant un départ, notamment d’un point de vue administratif (Prise de congés, solde tout compte, rendu de matériel, démarches à suivre…)
• Recueillez du feedback et réalisez l’entretien de sortie. L’entretien de sortie va être l’occasion de communiquer en toute transparence avec le collaborateur. Recueillez le feedback qu’il pourra avoir sur votre organisation et sur son environnement grâce à un climat de confiance. Ce feedback doit vous servir pour progresser 
• Récupérez le matériel lors du dernier jour. Téléphone, voiture de fonction, tenue, EPI... Ne laissez pas vos collaborateurs sortants partir avec, cela représenterait un cout substantiel. Coordonnez-vous avec l'IT pour couper aussi les accès à tous les outils pour éviter tout risque de fuite d'information confidentielle.
• Animez votre réseau d'alumni en incitant le collaborateur à le rejoindre
• Organisez un pot de départ et surtout, remerciez le collaborateur. Quel que soit le contexte de départ, tirez un bilan positif, tout en valorisant l’expérience de votre collaborateur. C’est une reconnaissance importante d’un point de vue psychologique pour le collaborateur.
• Demandez au collaborateur de laisser un avis sur l'entreprise sur une plateforme comme Glassdoor. Ce départ est aussi l'occasion pour vous de booster votre marque employeur grâce à des retours positifs.
• Exploitez le feedback que vous avez reçu. Une personne qui quitte votre entreprise n'hésitera pas à vous faire des retours très francs, surtout si vous lui donnez la possibilité de le faire de manière anonyme. Et c'est constructif pour vous ! Prenez le temps d'analyser les raisons des départs : si elles sont récurrentes, que pouvez-vous mettre en place pour éviter cette fuite des talents ? Ces éléments sont précieux pour ajuster votre stratégie RH.
• Vous recrutez pour remplacer la personne qui vient de partir ? Votre réseau alumni est un vivier de talents et certains d'entre eux pourraient souhaiter revenir. Les employés boomerang sont des recrues hors pair, car elles connaissent déjà votre structure.

4. Pourquoi utiliser un outil pour gérer ce processus ?

Le processus d’offboarding est donc un processus aussi complexe que complet. Pour n’oublier aucune étape, la digitalisation permet de simplifier les tâches et les étapes à suivre. 

Dans un contexte hybride, un outil digital RH permet de digitaliser le processus, tout en se focalisant sur l’humain. Cela permet de créer un parcours cadencé, étape par étape, tout en s’appuyant sur des outils digitaux facilitant l’aspect administratif et humain.

Une solution digitale comme Workelo met à votre disposition des modèles pour n’oublier aucune étape d’un bon parcours de départ. Grâce à une checklist claire des actions à réaliser avant le départ, coordonnez simplement toutes les étapes : démarches administratives, clôtures des accès informatiques, récupération des équipements... Sur une seule et même plateforme, retrouvez le feedback de votre collaborateur, le livret de passation et une vue d’ensemble sur les actions à réaliser par les parties prenantes.
S’il est bien accompagné, votre collaborateur partira serein et gardera un bon souvenir de votre entreprise.